Đối với những người thành công, một trong những kỹ năng quan trọng đó chính là kỹ năng quản lý thời gian. Mỗi người trong chúng ta đều có 24 tiếng trong một ngày như nhau, nhưng việc biết cách sử dụng.triệt để, có hiệu quả không phải ai cũng làm được.Trong bài viết này, LANA sẽ giới thiệu ba mô hình quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể áp dụng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình.
Tại sao cần quản lý thời gian và công việc ?
Quản lý khoảng thời gian là việc sắp xếp, chia nhỏ các công việc cần phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Việc lập một ma trận quản lý thời gian sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất công việc. Tùy vào mục đích của từng người, chúng ta có thể lập kế hoạch thời gian theo giờ, theo ngày, theo tuần,…Và khi biết được cách quản lý thời gian và công việc hiệu quả bạn sẽ:
Tăng năng suất và đạt hiệu quả trong công việc: Cùng một công việc trong một khoảng thời gian giống nhau nhưng cách làm việc của mỗi người sẽ khác nhau. Nếu bạn biết cách tận dụng thời gian, hoàn thành sớm nhiệm vụ, bạn sẽ thoải mái có thể làm thêm những công việc khác.
Giảm áp lực từ công việc: Nếu để áp lực từ việc chạy deadline, bạn sẽ bị áp lực công việc. Tuy nhiên, nếu phân chia và thực hiện theo kế hoạch đã thiết lập, bạn sẽ giữ được tinh thần thoải mái, từ đó đạt hiệu suất cao trong công việc.
Có thời gian chăm sóc bản thân: Nếu sắp xếp thời gian hợp lý, cân bằng cuộc sống, điều này có nghĩa rằng bạn vừa có thể.hoàn thành tốt công việc, vừa có thời gian để chăm sóc bản thân, gia đình và người thân.
Dưới đây là 3 mô hình quản lý thời gian mà bạn có thể tham khảo
Mô hình Eisenhower
Mô hình Eisenhower, còn được gọi là ma trận quản lý thời gian, đây là một công cụ mạnh mẽ để quản lý và ưu tiên các nhiệm vụ. Được đặt theo tên của Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, mô hình này dựa trên việc phân loại công việc thành bốn danh mục sau đây
1. Việc quan trọng và khẩn cấp
Nhóm đầu tiên của ma trận quản lý thời gian là những việc khẩn cấp và quan trọng. Đây đều là những việc mà chúng ta cần phải làm ngay trước tiên. Các công việc ở nhóm này sẽ chiếm khoảng 15-20% thời gian để hoàn thành và sẽ có các dấu hiệu nhận biết dưới đây:
Việc xảy ra bất ngờ, gặp vấn đề khủng hoảng: Đây là những công việc mà xuất hiện đột ngột hoặc trong tình huống khẩn cấp. Chúng yêu cầu sự ưu tiên và xử lý ngay lập tức để tránh tác động tiêu cực.
Không còn thời gian để hoãn lại công việc: Các công việc trong nhóm này không thể hoãn lại vì chúng có thời hạn cụ thể hoặc có ảnh hưởng lớn đến kế hoạch và mục tiêu chung.
Hoàn thành tất cả công việc còn sót lại : Khi bạn đã hoàn thành tất cả các công việc trước đó và chỉ còn lại những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, đây là thời điểm để tập trung vào nhóm này và đảm bảo rằng chúng được hoàn thành đúng thời hạn.
2. Việc quan trọng, không khẩn cấp
Theo nghiên cứu, nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp chiếm khoảng 60-65% tổng thời gian làm việc. Đối với nhóm này, chúng ta cần tập trung và dành nhiều thời gian hơn so với nhóm công việc khác. Mức độ quan trọng của một công việc tăng lên khi nó yêu cầu nhiều thời gian để hoàn thành.
Khi làm việc, chúng ta nên ưu tiên xử lý các công việc quan trọng, khẩn cấp nếu chúng xuất.hiện trong quá trình hoàn thành nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp. Sau khi hoàn thành xong, chúng ta có thể tiếp tục làm các công việc chưa hoàn thành và không nên kéo dài quá lâu.
3. Việc khẩn cấp, không quan trọng
Nhóm thứ ba trong ma trận quản trị thời gian là những việc khẩn cấp, không quan trọng và sẽ mất khoảng 10-15% quỹ thời gian làm việc để hoàn thành. Nhiệm vụ ở nhóm này cần giải quyết sớm và nhanh chóng.
Những công việc khẩn cấp và không quan trọng sẽ có những dấu hiệu sau:
- Được người khác phân công để giải quyết và không thuộc trách nhiệm của mình.
- Phát sinh từ các phần công việc nhỏ.
- Phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn mà không mất quá nhiều thời gian
4. Việc không quan trọng, không khẩn cấp
Việc không quan trọng, không khẩn cấp là nhóm việc cuối cùng của ma trận quản trị thời gian. Mọi người không nên để những việc ở nhóm này chiếm dụng quá nhiều khoảng thời gian làm việc.và chỉ nên dành ra 5% để giải quyết nó. Một số công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như:
- Tán gẫu hay trò chuyện cùng bạn bè.
- Những cuộc gọi kéo dài hàng giờ.
- Các hoạt động giải trí.
- Làm những việc mà không có mục đích cụ thể.
Mô hình 5A
Mô hình quản lý thời gian 5A là một phương pháp hiệu quả để.tăng cường hiệu suất làm việc và quản lý thời gian một cách thông minh. Áp dụng mô hình này, bạn có thể tối ưu hóa quá trình tổ chức, ưu tiên và sử dụng thời gian một cách hiệu quả
1. Aware : Nhận biết
Ở giai đoạn đầu tiên bạn cần nhận biết đâu là việc quan trọng cho cá nhân và công việc. Giai đoạn này giúp xác định mục tiêu cụ thể của các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức sử.dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn.
2. Analysis : Phân tích điều cần làm.
Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại và những điều làm mất thời gian và sẽ hoàn thành nó trong bao lâu. Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định được cần làm gì để tốt hơn.
3. Attack : Ăn cắp thời gian (TG)
Sẽ có nhiều điều làm mất thời gian của bạn, gọi chúng là những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ và cần tập trung vào những công việc chính và cần thiết. Vì vậy những thứ không cần thiết hoặc không quá quan trọng thì bạn không nên dành quá nhiều thời gian cho nó.
4. Assign : Lập thứ tự ưu tiên
Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian”, bạn nhớ lập thứ tự ưu tiên cho công việc đang dang dở. Ví dụ bạn có thể đặt câu hỏi cho bản thân: Công việc cần làm là gì? Mục tiêu của là gì? Đâu là những mục tiêu ưu tiên và cần được hoàn thành trước? Bằng cách đánh giá và hiểu rõ mục tiêu, bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng nhất và xác định sự ưu tiên.
5. Arrange : Lập kế hoạch
Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng, biết cách lập kế hoạch.và hoàn thiện.các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi và quản lí thời gian đã mất. Chúng cần phải có những kế hoạch rõ ràng, cụ thể để sắp xếp và sử dụng nó một cách hợp lí nhất.
Mô hình Pomodoro
Mô hình quản lý thời gian Pomodoro là một phương pháp giúp người dùng tăng cường năng suất làm việc và tập trung. Được tạo ra bởi Francesco Cirillo vào những năm 1980, mô hình này sử dụng các đơn vị thời gian.được gọi là “pomodoro” để chia công việc thành các khoảng thời gian nhỏ hơn, kết hợp với các khoảng.thời gian nghỉ ngơi để giữ cho người sử dụng cảm thấy sảng khoái và tăng hiệu suất làm việc.
1. Chia công việc thành các đơn vị thời gian nhỏ
Mỗi pomodoro trong mô hình quản lý thời gian Pomodoro có thời gian tối đa là 25 phút. Thời gian 25 phút được chọn dựa trên ý tưởng rằng việc tập trung vào một nhiệm vụ trong một khoảng.thời gian ngắn giúp chúng tăng cường sự tập trung và hiệu suất làm việc. Thời gian này được coi là đủ để tiến hành một phần công việc nhỏ hoặc hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
2. Đặt mục tiêu cho từng pomodoro
Trước khi bắt đầu mỗi pomodoro, quan trọng là bạn đặt mục tiêu rõ ràng cho nhiệm vụ cần hoàn thành trong thời gian đó. Việc đặt mục tiêu giúp bạn tập trung vào mục đích cụ thể và định hình được ưu tiên công việc. Một mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn có hướng dẫn cụ thể để đạt được trong suốt thời gian của một pomodoro.
3. Đặt đồng hồ hẹn giờ
Một phần quan trọng trong mô hình quản lý thời gian Pomodoro là việc đặt đồng hồ hẹn giờ. Điều này đảm bảo rằng bạn tuân thủ thời gian 25 phút cho mỗi pomodoro một cách chính xác. Bạn có thể sử dụng các công cụ đơn giản như đồng hồ báo thức trên điện thoại di động hoặc đồng hồ để thiết lập thời gian.
4. Tập trung vào công việc trong suốt pomodoro
Trong mỗi pomodoro bạn cần tập trung hết sức vào công việc, đừng để những thứ khác khiến cho bạn.cảm thấy mất tập trung, ví dụ như mở trang web.mạng xã hội, kiểm tra email hay chăm chú vào điện thoại di động. Và nếu có ý tưởng hay công việc phụ xuất hiện trong quá trình làm việc, hãy ghi chú lại.chúng và xem xét sau khi pomodoro kết thúc. Điều này giúp bạn không bị gián đoạn trong công việc chính và đảm bảo quản lý ý tưởng và.công việc phụ một cách thật hiệu quả sau này.
5. Nghỉ ngơi sau mỗi pomodoro
Sau khi mỗi pomodoro đếm ngược đến 0, bạn hãy tạm dừng công việc. Lấy một khoảng nghỉ ngắn, khoảng 5 phút để thư giãn, việc nghỉ ngơi sau mỗi pomodoro giúp bạn lấy lại.năng lượng và giảm căng thẳng hơn. Khi thực hiện những động tác nhẹ và đi lại, cơ thể sẽ được.kích thích và sẵn sàng cho pomodoro tiếp theo. Nghỉ ngơi là một phần quan trọng trong.mô hình Pomodoro để duy trì sự tập trung và hiệu suất làm việc suốt cả ngày.
6. Sau 4 pomodoro, có một khoảng nghỉ dài
Sau khi hoàn thành 4 pomodoro liên tiếp, hãy tận hưởng một khoảng thời gian nghỉ dài hơn, khoảng từ 15 đến 30 phút. Trong thời gian này, hãy thư giãn hoàn toàn và làm những hoạt động giải trí mà bạn thích, như.ăn uống hoặc tham gia vào sở thích cá nhân.
Khoảng nghỉ dài là một phần quan trọng để cho cơ thể và tâm trí được nghỉ ngơi sau một thời gian làm việc liên tục. Hãy tận dụng thời gian này để thưởng thức các hoạt động không liên quan đến công việc và đảm.bảo rằng bạn trở lại với tinh thần và năng lượng cao hơn để tiếp tục công việc sau đó.
Tổng kết
Cả ba mô hình quản lý thời gian – Eisenhower, 5A hay Pomodoro đều mang lại. những phương pháp và cách tiếp cận khác nhau để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Hãy thử áp dụng và tìm ra mô hình phù hợp nhất với bạn để.tăng cường năng suất và đạt được thành công trong công việc và cuộc sống hàng ngày.
Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn và giúp.bạn trả lời những thắc mắc về các mô hình quản lí thời gian hiệu quả.
Nếu bạn còn băn khoăn về:
- Cách chạy quảng cáo Facebook
- Xây dựng chiến lược Digital Marketing
- Viết bài quảng cáo bán hàng ra đơn
Hãy tham khảo ngay khoá học của LANA Digital tại đây.
Theo dõi LANA Digital trên Facebook để xem nhanh nhiều thông tin hữu ích nhé
